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职场中表达很重要，能让别人听懂的表达技巧，你学会了吗
大家好，我是晓蓝。一起来看看本期的职场分享。
让5岁小孩子也能听懂的表达技巧
想想看,是不是自己在和上司或是后辈说话时，在不知不觉中会夹杂英语单词和专业词汇，或者 是时不时会使用同龄人才了解的词汇?
这时，你有没有留意对方的反应?对方是否会一脸焦急地问你:“简单来说，到底是怎么一回事?”
我曾经跟随过一位上司，他在说话时总是秉持着“5岁小孩儿都能听懂”的原则。无论和谁对话，他都
会想当然地认为别人能听懂全部内容。
例如，在介绍一些大家都明白的工作内容时，他也会加上一些说明，同时尽可能地避开专业词汇，甚至还会举出例子方便大家理解。
他也经常跟部下说“请把我当成5岁小孩儿来跟我谈工作”。人总是会有错觉,认为自己理解的东西别人也一定可以理解。让我们先舍弃这个思维定势。
不管谈话的对象是谁,只要我们把他当作“5岁小孩儿”，就会下意识地用“简单易懂的措辞”来向其解释问题。只要不断练习，你的沟通能力就能够得到显著提升。
关键在于说话时要注意“有耐心”“简单易懂”“紧扣要点”。刚开始时请务必每天尝试一次。
那些能立刻让对方听懂的对话内容会转化为工作成绩，这样它就会成为你的有力武器，和他人沟通时也不会出现障碍。
无论对方是谁,都要秉持着“有耐心简单易懂紧扣要点”的原则来展开对话。
有意识地以Y0U(你)为主语
“我很不擅长和别人谈话。我也不知道说什么才好,精神紧张，心怦怦地跳。如果遇到那种合不来的人，心情就更沉重了...
职场上有很多人总是很发愁应该如何与同事或客户交流。其实不用担心。我们又不是非要做"谈话高手”，没有必要强迫自己开口说话，其实最重要的是“倾听”。请尝试在谈话时集中精力“倾听”对方的话。
我曾经任职过的一家公司中，有一位上司总是被很多人围着谈这个谈那个。同事、部下等人会不间断地来找他。说得夸张点儿，他简直连喘口气的时间都没有。即便是刚返回办公室,还没有坐下，就又有人来找他说话了。
为什么大家都想找他说话呢?因为他是领导?不只是这个原因。因为即便是在私下里也常常有很多朋友来找他聊天。
我观察了一段时间后发现了一件事:这位上司在和别人说话时常常会用到很多以YOU(你)为主语的句子。
具体就是这样:
“你是怎么认为的?”
“这个想法真有你的风格。
“你这个经历真有意思。”
一般来讲，人总是很喜欢和别人讲自己的事情。即便是不擅长讲自己的事的人也很喜欢让他人听听自己的意见，获得他人的认可，而这位上司恰好就是掌握了这一要点，所以大家都很喜欢找他聊天。
当别人主动来跟自己谈话聊天时，就相当于不断有信息主动涌进来，自然也能够收集大量的信息。
从对方口中获得信息的关键在于“认真倾听对方所说的话”。这是最重要的一点。
压抑住想要表达自己的想法的冲动，认真去听对方的意见。“你怎么认为?”“如果是你会怎么办?”，像这样询问对方的兴趣点，把谈话的主角让给对方。
这样一来,不仅你说话的负担就减轻了不少,同时也能给对方带来一个好心情。
不过，一味地听别人讲话,有时也会觉得很痛苦。这时候你可以在某些地方做出相应的附和，或是抓住间隙提出问题，引导谈话的方向，等等，这也是一种倾听方式。
应该将倾听对方的话和自己说话的比例控制在7 :3。
事前调查对方的情况，能够让谈话变得更加有趣。因为掌握对方的一些情况后,我们提出的问题也会更具有针对性。
同时，对方也会因为你事前的准备而觉得自己受到了重视，会更投入地谈话。这样也可以让谈话变得更加轻松。
将谈话的主角位置让给对方，有关工作的谈话也会变得轻松。
不怕麻烦，反复检查
“怎么回事!为什么犯这种错误!”
就算是像我这样经验丰富的秘书,也常常会被上司这样训斥。其实，人就是如此。越是告诫自己不要出错,不要出错，反而会因为紧张而不断犯错。结果被上司训斥得狗血喷头后,丧失自信心,心情也落到谷....这简直就是”负面连锁反应”。如果不能立即调整好心态的话，甚至第二天上班也会感到厌烦。
但是，无论被训斥还是被批评，工作是不等人的。这时，我会反复对自己讲以下4点：
1.重新调整日程 ，分配好时间再开始工作。
2.制作“清单"，避免失误。
3.必须要做到 “检查三次”。
4.即使失败也不要感到沮丧。
第一点就是在开始一天的工作前，首先确认自己的工作安排，分配每-项工作的大致时间，把握工作进度。如果后面出现因时间紧张而匆忙完成工作这种情况，也会容易发生错误。因此，合理分配时间十分重要。
第二点的“清单”，就是在纸上罗列出自己在平时工作中容易出现的失误。利用清单，筛选出自 己遗漏的问题或是重复犯的错误,等等。虽然我们想要尽量避免犯错, 但很多时候很难做到这一点。这时，我们就要利用清单，消灭错误。
第三点的“检查三次”。比如你要提交给上司一份重要文件。首先应该大致浏览一遍，检查内容。第二次要再多花一点时间阅读细节的部分，使用手或笔逐行逐句地阅读,也可以读出声音来检查。
第三次检查之前，先放置个3~5分钟去做“其他工作”, 然后再进行最终的检查。这里说的“其他工作”可以是打电话,回复邮件或是和其他同事交谈，等等。
搁置一段时间的优点是可以暂时和需要确认的内容分离开，然后从全新的角度去检查内容。这样就能在第三次检查中发现前两次没有发现的小问题。
也许你会觉得时间紧张，无法做到一遍又一遍地检查。不过，一旦你养成“检查三次”的习惯，就会发现检查所花费的时间是非常少的。
有时，一个小错误会对工作整体造成很大的影响。同时也会因为这个小失误失去好不容易获得的上司和同事的信赖。
换句话说,这种看似“麻烦”的检查其实也是在保护自己。
最后一点也是最重要的第四项一不要感到沮丧。人总是在遭遇失败时就变得畏首畏尾。下一 次遇到同样的问题，会因为过度紧张而出现更大的失误。因此，当你失败时，你可以这样对自己说:“没关系，只是工作上的失误罢了，又不会要命。像这样，平复心情，调整状态，然后重新再来。
在任何时候都要做到“检查三次”
会议笔记要做到可以直接演讲的程度
会议记录就是会议内容的归纳总结。虽然会议记录并不是正式文件，也不会给客户看，但有时需要给上司过目。
公司内部用的资料虽然简单，但是每一份会议记录中都会有你完成这份记录的印记。所谓“笔记可大可小，可轻可重”。
如果是工作能力十分出色的上司，他们只要翻一下会议记录就知道部下的工作能力。我想大部分人都觉得“上司怎么可能凭借笔记就做出判断呢?”其实，正是因为会议笔记很简单，所以才越是要花大力气去做好。你的会议笔记是否简明扼要地总结了要点?是否能让那些没有出席会议的人在读过后能够了解所有的会议内容?
最重要的是你在何种程度上把握了会议的内容，是否有认真参与会议。
为什么会这么说呢?因为如果你只是“大致”地做会议记录，也就代表了你只是"大致”地听下会议而已。
并不是只有能够做出十分显眼的事的人才能够获得上司的认可。从日常工作中踏踏实实的态度中也能获得上下级的信赖，获得很好的评价。
从现在开始,请你做好会议笔记，而且要达到能够直接用来做PPT讲演的程度。这样自己的工作才能提高一个层次，做笔记的能力也会有所提高，这样对自己的工作也会有更多的帮助。
不断地做好简单的会议笔记,积累大量的经验，以后参加重要的会议或制作文件时，也能制作出优秀的资料总结,让周围的人和上司都对你刮目相看。
所有人都会浏览会议记录,会议记录的作用就是要让没参加会议的人也能够明确整个会议的内容。提高会议记录的完成度的两个关键点是:
1.将要点提炼成简短的关键词，简明扼要。
2.尽量网罗会议中所有的重要信息，但要精减文字量。
请不要忘记，你的工作远比你想象的要重要。
越是简单的工作，上司就越会注意结果。
以上就是本期的职场分享，欢迎大家留言讨论，我们下期再见~ |
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发表于 2020-1-11 20:39:15
