职场上，如何高效地工作

前程无忧

职场上，衡量一个人优秀与否，一方面看品质，另外一方面则看能力。



品质是一个人的内在涵养，它是家庭教育、环境背景等多方面因素多年影响而形成的，并且一旦形成很难发生巨大的改变。能力却恰恰相反，它是通过学习、锻炼逐渐培养和获得的，最直接的体现就是能否高效完成工作，并取得一定的工作业绩。

所以，要想成为优秀的职场人，高效完成工作是非常重要的一件事，它不仅直接体现了一个人的工作能力，还直接决定了最终的工作成果。在今天，应对职业压力是非常艰难的。任何有全职工作的人都知道，平均的工作时长并不够你完成所有需要做的事情。不过，通过改变一些提高工作效率的习惯，你的工作效率会大大提高。一个有效率的人会利用好每一分钟，最先重视最重要的任务。高效工作不仅仅提高工作效率，还可以让你赢得你老板的赞赏——有一个丰富而高效的工作生活，这也会让你获得成就感，感到满足。
部分 1 找到关注点
1、 保持工作环境干净而有序。有的时候，提高工作效率就是清除一下你工作区域的垃圾那么简单。杂乱的工作区域会妨碍你的效率。如果你不断地从堆成山一样的文件中翻找特定的东西，工作时间就被大大的浪费了。只把每天都需要的东西拿出来——其他的东西应该放得远远的，但是也要能被迅速找到。



如果你在办公室工作，安排好你的办公空间和桌子，这样你就可以迅速轻松地找到任何你需要的东西。如果你不在办公室工作，也是同样的原则。例如，如果你在一个自行车修理店工作，保持你的工具干净而有条理，这样你就可以在需要的时候瞬间找到它们。几乎所有的工作区域变得整洁之后都会提高你的效率。

在处理大量文件的工作室工作的人员应该创建一个有条理的归档系统。把经常用的文件放在手边。其他的文件按照字母顺序（或其他）进行归类。
2、 保持工作环境中有大量的储备资源。确保你有工作需要的材料和工具。在办公室，这意味着你需要打孔器、起钉器、计算器之类的东西。在办公室之外，所需的工具是不同的，但基本原理是相同的——在你开始工作之前，拿到你需要的工具。科学家们用复杂的图形应用程序工作，机械师需要套筒扳手工作，他们都需要在开始工作前把工具准备好，这样是有好处的。



这也意味着，你需要确保当自己需要任何工作中可能需要的东西的时候，都可以及时拿到——订书机里得有订书钉，木匠需要钉子，教师需要粉笔，等等。

确保你的工具维护良好。如果你工作必需的一件工具坏掉了，那么它会阻碍你完成工作的其他部分。定期花几分钟时间来清理和维护工具，从长远上看是节约时间的。
3、 保持一个统一的作息。如果你做事一直都凭着感觉走，没有计划，那么稍微付出一点努力来计划一下你的一天，就可能会提高你的工作效率。为了让你的作息真正高效起来，让自己坚持一个大的计划（可以在你的办公室或小隔间内放个日历，来做长远的日程安排）。不要有好几项时间安排，或者用很多非常容易丢掉的纸条来写时间安排，这样会让你的工作变得更复杂。你只需要一个特定的、可以查看自己需要做什么工作的地方就可以了。




通过创建"待办事项"列表整理每一天的安排。从最高级别的工作开始，把它们最先完成。把不太重要的任务放在名单最后。从列表的最开始进行工作。如果你在一天结束的时候没有完成，第二天就先解决未完成的项目。

为你最重要的项目建立一个时间表和截止时间，要现实地想想它们所需要花的时间。你不希望自己失败吧——最好在项目开始的时候预留更多的时间，不要在快截止的时候再匆忙计划。
4、 不要分心。不同的工作环境会让人有不同的杂念——有时候你会碰上一个特别健谈的同事，让你没法集中注意力。也有可能极度安静，造成一种无声的压迫感，即使是一点点声音也会对你造成干扰。做你必须要做的事情，以此来集中注意力。如果你在工作的时候可以放心听音乐，戴一个MP3播放器。你甚至可以在工作的地方贴一个纸条来提醒你的同事不要让你分心。这可能看起来很粗鲁，但事实并不是这样的——这是让别人在你工作的时候离开你的一个合理而有效的方法。记住，你可以在吃饭和休息的时候进行应酬和社交。



一个很常见的分心的原因就是浏览娱乐互联网网站。一项研究表明，大约三分之二的人每天都会浪费一点时间在与工作不相关的网站上。[1] 幸运的是，大多数浏览器允许下载免费的插件来阻止你访问问题网站。搜索你的浏览器的扩展商店，找到"广告拦截软件"或"生产力小助手"。你应该会得到一些免费而有效的产品。

另外一个避免分心的好方法是对电话进行筛选（为了避免不必要的电话交谈）并尽量减少电话会议。
5、 利用休息时间办理私事。有一个奇怪的现象是，"休息"可以提高而不是阻碍你的工作效率。首先，休息一下可以让你的疲劳得以缓解。如果没有休息，你可能会变得疲劳，工作变慢，熟练度变低。第二，休息时间给你处理那些分心的事情的机会。利用休息时间做那些可能会影响你工作的事情。你是不是发现自己在工作的时候在想着给一个亲戚打电话？在休息的时候再打电话吧，不要分心！

部分 2 培养正确的工作思维
1、目标思维。俗话说“凡事预则立，不预则废”，工作中如果没有目标、不明目标，那么就等于蒙着眼睛打乱仗，忙前忙后，最终可能都是白忙活。所以，时刻把目标作为一条工作主线，经常性对准目标非常重要，这能确保不走弯路、不走错路。
但目标思维并不单纯强调要有目标，而是要分清目标，并且时刻要围绕目标开展工作。
“分清目标”就是要明确做一件事的最终目的，切忌把指令当目标。很多人把领导布置的工作、发布的指令当作是自己的工作目标，认为只要完成了领导布置的任务就大功告成，但其实领导布置的任务和发布的指令，背后一定都指向一个具体的目标，这个目标常常是部门的目标或公司的目标。
比如，领导要求你这个月拜访二十位客户，你要意识到拜访二十位客户不是目标，协助领导达成这个月的销售业绩才是目标。当你能意识到真正的目标时，你在执行时可能就不会仅局限于拜访二十位客户，而会有更多达成目标的举动。
“围绕目标开展工作”就是在做事的过程中，时长回顾目标，并考量当下所做的工作是否有助于实现目标。很多人在工作的过程中，忙着忙着就忘记了最终的目标，导致行动偏离轨道，付出了很多努力，但最后却发现白忙一场。



比如，你非常明确自己的目标是协助领导达成这个月的销售业绩，那么在工作过程中，就要时时刻刻回顾目标，并且自我考量当前手头的工作是否有助于目标的达成，如果有助于则继续做，如果偏离目标就立刻停止。
简而言之，目标思维就是要能将公司的目标、部门的目标、个人的目标相结合，不要将任务或指令当目标，而要通过任务或指令看到公司和部门的目标，并结合自己的工作，围绕目标开展工作。只有拥有了目标思维，每一个付出才算有价值，也才能确保最终的工作成果有意义。
2、清单思维。每个人在工作中多多少少都会犯错，但很多错误却常常很低级，根本不应该出现，尤其是那些已经得心应手的工作，反而更容易出错。
讲一个故事，在万圣节的晚上接收了一位被刺伤的病人，这名病人因为在化装舞会上和别人发生争执而受伤。当他被送到急诊室时，医护人员迅速用剪刀将他的衣服剪开，然后对他的身体进行仔细检查，然后将他推进了手术室，对伤口进行了缝合。但没想到的是，没过多久，这个病人心跳过速，眼睛上翻，护士推他的时候一点反应也没有。医护人员蜂拥而至进行紧急救治，还好抢救及时，这个病人的命保住了。那么，为什么会出现这种情况？明明该做的检查都做了，该采取的救治措施也都没有错，但还是出现了问题。原来，所有人在救治的过程中都忽略了一件事，就是询问这位病人究竟是被这么东西刺伤的，因为不同器械造成的创伤是不同的，救治时需要注意的事项也是不同的。显然，对于医务人员来说，这是一个相当低级的错误，而这样的错误却足以酿成大错。



人类的错误主要有两种：一是“无知之错”，即因为没有掌握正确的知识而犯下的错误；二是“无能之错”，即因为掌握了正确的知识，但没有正确使用而犯下的错误。无知之错可以原谅，但无能之错很难被原谅，因为谁都不喜欢“明知故犯”。
为了避免“无能之错”的发生，在做任何工作前，都将这件工作所需要考虑的事项列成清单，并且按照清单一项项进行操作，是极为有效的措施，而这就是清单思维，它能降低工作的出错率，进而提升工作的效率。
3、流程思维。在面对较为复杂的任务时，很多人都感觉束手无措，不知道从何下手，于是，就习惯性地想到哪就从哪开始，或者想起什么就做什么。这很容易导致工作节奏错乱，也很难确保最终得到想要的结果。
所以，要解决复杂问题，并让工作有条不紊，建立流程思维很重要，即在展开一项工作之前，先梳理或建立完成这项工作的流程，将流程确定之后再展开行动。这样既不会遗漏某些重要环节，又能将工作的节奏和进度牢牢掌控。



比如，领导安排你做一份部门的人员现状分析报告，其中要涵盖人员构成情况、人员流动情况、人员需求预测等多方面的分析。此时，如果你缺乏流程思维，那么接到这个任务一定先开始发愁从何下笔，然后硬着头皮写报告。但如果你有流程思维，你可能就会有清晰的规划，第一步要收集相关数据，第二步要进行有针对性的调研或访谈，第三步要整理资料，第四步着手写报告。当你把一项工作的流程清晰的做出规划，你在开展工作时就不会慌，结果也能得到有效的保证。
4、优势思维。很多人在工作中，总会花大量时间弥补自己的不足，认为只有将缺点改正，才会成为更好的人，才能更好的完成工作。事实上，越花时间弥补不足，越难成为优秀的人，也越难做好事情，因为人的很多缺点是不可逆的，也是在短时间内难以弥补的。
所以，真正聪明的做法是不断发挥优势，并且不断放大和强化自身的优势。当你的优势足够强大，劣势就会被掩盖，并且根本不会影响到事情最终的结果，正所谓“扬长避短”。



比如，你从事办公室文秘工作，主要负责外勤接待工作，但你并不善于言辞，常常不知道怎么跟陌生人搭腔，总是不能在不同的场合说出恰当的话，但是你是个非常注意细节的人，尤其是礼仪。其实，对于这种情况，你大可不必花费大量的时间和精力去学习和练习如何沟通，你只需要将行动表达你的热情、礼貌、尊重足以，因为肢体语言也是一种语言，甚至有时候胜过声音语言。
5、协作思维。职场和校园最大的不同的就是，校园里更多是“单打独斗”，职场则强调“并肩作战”。一项工作往往是由多个环节所构成的完整流程，不同部门、不同员工都是这个流程链条上的一个环节或一个点，要想确保最终的工作结果，就要做好流程链条上每个环节，而这个过程则需要不同部门、不同的人相互配合、协调一致。
所以，要确保工作很好地完成，建立协作思维很重要，因为工作不是一个人在战斗，你只有和其他同事展开良好的协作，才能确保自己的工作顺利完成，也才能推进部门、公司目标的达成。



比如，你是公司的人力资源管理部，每年在招聘之前都要做需求调研，这便涉及到要和多部门之间的协作，即和不同部门的负责人沟通，了解其人员需求，而不能闭门造车，自己凭空想象各部门的需求。
部分3 制定有效的工作策略
1、 把责任转化为可管理的小部分。把大的项目分解为小的——如果这个项目足够大，是很容易进行分解的，直到你在截止日期之前完成了整个项目后，再去处理一些不重要的工作。作为一个高效的工作者，你应该先做最重要的事情，即使这只是整个大工作的一小部分。完成一个大项目中的一个小项目，不如完成一整个小的项目收获到的成就感多，但是这是利用时间的聪明的办法。从长远来看，如果你每天完成一点点，你会更加快速地完成你最重要的任务。



例如，如果你在一个月的时间里要完成一个大的演讲，在今天就设立一个大的目标。它并不十分费时，所以不会让你从其他工作中分心，但这是让你更快、更容易地完成其余部分的重要的第一步。
2、 把任务分散开来，减轻你的工作负担。
除非你是工作场所中最底层的人，否则你就可以把复杂的工作分成几个，分配给一个或更多的下属，节省自己的时间。不要把那些只有你知道如何完成的任务交给下属。相反，给他们耗时而单调的任务，这样你才能够把自己的才能发挥到更重要的工作上。如果你打算分配工作，记得要盯着你的下属，给他/她一个最后期限。在他们帮助你的时候，始终要对你的下属给予奖励——如果他们觉得你欣赏他们，他们会在未来的工作中更努力。



如果你是一个实习生，一个入门级的员工，或者是别的公司中的底层员工，你也可以尝试分配特别单调的工作给跟你一个级别的员工（当然要得到他们和上司的许可）。如果你得到了同事的帮助，要准备好回报他们！

如果你跟你的老板关系很好，你甚至可以问问他是不是可以把任务分配一些给别人来帮助你！
3、 保持会议精简。
每个人都痛恨会议——根据2012年的调查，几乎一半的受访者认为开会是浪费工作时间的罪魁祸首，浪费在开会上的时间甚至比花在个人和娱乐网站的时间都多。[2] 会议对于讨论未来目标、建立未来方向等事情是至关重要的。然而，会议总是会慢慢变得冗长，消耗一天当中的几个小时（或者在一些极端情况下要消耗几天），但还是做不出任何重要的决策。下面有一些让你的会议尽可能有效的提示：



每次会议前，制定一个议程，以便充分利用时间。也要计划好解决每个议题要用多长时间。尽可能坚持你的议程，如果其他议题出现，建议他们可以私下在办公室讨论。

尽可能邀请最小数量的人参加。让参会者人数尽可能减少，就可以降低因为谈话而使话题改变方向的可能性。这样同样可以让那些不需要参会的人坚守自己的工作岗位。

尽可能减少幻灯片展示。对于进行幻灯片（PowerPoint等等）放映是可以帮助还是阻碍会议的效率尚且有争论。[3] [4] 但有一点是明确的：如果你在使用幻灯片进行展示，尽可能简洁。使用幻灯片来显示无法通过语言表达的照片和数据，而不是你的整个演讲内容。

最后，有一个总体原则，在启动会议前得知道你要决定什么，并尽快做出决定。
4、 把办公室闹剧扼杀在萌芽状态。不幸的是，工作场所总是存在可怕的压力。如果针锋相对，可能会立即导致冲突。这可能意味着你或者跟你产生冲突的人，或者你们俩需要做出真诚的道歉。要尽早解决这件事。如果你忽视这个问题，从长远来看，你的工作效率会降低，因为你要浪费时间在这个人身上，躲开他/她所在的工作场所。更重要的是，你会很惨——不要让职场闹剧毁了你的效率和你的心情！



不要害怕介入调停。公司知道冲突和不合会妨碍工作，因此很多雇主的具体职责也包括在工作场所解决纠纷。如果你因为和某人一起工作而感到沮丧、伤心或害怕，请联系工作场所的人力资源人员。

当这些都说了和做了之后，你不必非得和冲突的同事成为朋友——你只需要能够与他/她一起工作即可。在工作场所中要礼貌而得体，即使是面对讨厌的人也一样。
部分 4 改变生活方式
1、 很好地休息。疲惫绝对无法提高任何人的工作质量。疲惫会让你的工作能力下降，无法很好地表现自己，并且，如果你的睡眠出现问题，可能会在重要会议上出现尴尬的场面。此外，睡眠严重不足和各种健康问题都是相关联的。[5] 不要因为你生病了而在办公室睡觉，或者是错过工作——尽可能在晚上保证7-8小时的睡眠。



在最好的情况下，疲劳工作会让你分心。在最坏的情况下，它可能导致严重的安全问题。如果你在与人民的安全高度相关的地方工作（例如，如果你是一个空中交通管制员或者你是开卡车的人），保证充足睡眠就是当务之急。
2、 锻炼。科学已经证明，良好的锻炼方案可以提高你的工作情绪和工作效率。[6] 对于久坐办公室的工作来说尤其如此。如果你花大部分的时间坐在电脑前，每天多花一点时间锻炼—— 这不仅会让你在工作中更容易坐得住，它也会使你感到更快乐，头脑更清晰，并且更主动。

如果你是第一次训练，尝试适度的心肺锻炼与力量训练相结合。



3、 保持良好的心情。如果你想提高你的工作效率，你可能就会以极其严谨认真的态度对待工作。通常情况下，这不是一个好主意——你可能会在短期内提高你的工作效率，但是如果你在工作中从来没有享受到乐趣，就很容易让自己透支，导致疲劳、压力大、缺乏动力。尽量保持昂扬的精神状态——如果你在工作中心情不错，你会更容易保持动力和雄心。去做一些小的事情来改善你的情绪，不会妨碍到你的工作效率 ——戴上耳机听音乐，做拉伸运动，或者把你的笔记本带到休息室，平静地休息一会儿。



充分利用你的用餐时间——利用这个机会享受美食，跟你职场中的朋友讲讲笑话。

小心使用咖啡。当你特别没有精力的时候，咖啡是很好的提神工具，但是如果你每天都喝，你会对它产生依赖，它也不会对你有任何益处了。

4、 给自己动力。如果你有一个很好的理由来工作，那么工作起来就更容易有效率。如果你有时候觉得有困难，想想你参加工作的最重要的原因——你的人生目标、你的梦想、你对自己的定义。把工作当成实现某种目的的手段——这种目的是你最后对你生活的定义。如果你喜欢你的工作，尽量想想工作给你带来的感受 ——在你完成工作之后是不是觉得特别满足呢？

想想你的工作让你拥有的美好的事物。也许你通过工作赚来的钱买到了房子或汽车，也许你的工作可以让你的孩子上学。想想你的工作的"好处"——比如说为你家人提供的医疗或牙科保险。



想想如果你不工作的后果。你丢掉收入来源之后必须放弃什么？这会怎么影响到你的家人或者是你身边的人？
5、 奖励自己。如果你已经成功地提高了你的工作效率，庆祝一下——这是你应得的。改掉坏习惯来养成好习惯是不容易的，因此要奖励自己的辛勤工作。在周五下班之后喝一杯，在晚上跟一些朋友出去玩耍，或者只是躺在床上拿着一本书——做些让你在漫长的一周工作时间之后感到快乐的事情。奖励自己增加你的成就感，这是保持你的动力的一个重要步骤。



你的奖励不一定非得特别隆重，也不要花很多的钱。一般的适当的奖励是最好的。把新的劳力士表留在特殊场合再买吧。

小提示
建立一个延迟奖励的习惯，最不喜欢做的事情最先做，而不是留到最后。这样你就不会花一整天的时间来担心某个项目，并且试图避免它。最先做可怕的事情可以让你感到满足，这样你就可以用最愉悦、最轻松的项目来结束这一天的工作了。


高效完成工作不仅是每个职场人所期望具备的一种能力，也是每个管理者所期望看到的状态。对于个人而言，高效完成工作能减少工作中无效的努力，减轻工作压力和焦虑感；对于管理者而言，员工高效完成工作是确保目标达成的关键。
相比于掌握高效工作的方法，树立高效工作的思维更为重要，只有思想正确了，行为才会正确，最终结果才能得到保证。所以，要学会树立目标思维、清单思维、流程思维、优势思维、协作思维，这样才能成为高效工作者。