职场人如何优雅地提早完成工作，这4个时间管理方法很关键

sanasnoz

我总想要高效地利用时间，在工作中做出一些成绩来。
我想多学习一些技能，为自己充电，可每天忙得不行，压根没时间学习
我想多花点时间陪陪家人。

你是不是也经常这样想？
一天24小时，对每个人来说都是公平的，但为什么生活中人与人之间在能力、收入、工作成绩各个方面有那么大的差距？为什么别人在工作之余有时间学习，陪陪家人？
归根结底，其实就是因为每个人对时间管理的方法不同。
每天工作那么多，想抽出时间过自己想要的生活并不容易，但如果你在时间管理上下功夫，相信可以提早完成工作，走出“忙杀”的状态。
今天这篇文章，就为大家详细地介绍一些很实用的时间管理方法，希望带给你启发。
一、根据人体机能，在适当的时间做适当的事

不知道你有没有这样的经历：

工作的时候需要完成一篇分析报告，或者是一篇文章，但动笔的时候却总是想不出下一句要怎么写。
而有的时候居然有心血来潮的感觉，一下子就把文章写完了。

到底是怎么回事？
其实如果多加留心，你就会发现，那个让你心血来潮灵感爆发的时间段，很多时候是集中在上午的，不信你回想一下，对不？
为什么呢？
因为上午是大脑的黄金时间，这时候人的头脑清醒，没有疲惫感，无论专注力还是记忆力都是一天当中的巅峰。
因此，从人的精力这个角度来看，一天24小时当中，时间的价值并不是相等的。
正如《为什么精英都是时间控》里所讲，早上1小时的价值，大约是晚上的4倍。



专注力与一天各个时间点的关系
这也解释了为什么很多知名作家和企业家都有上午工作的习惯。
毛姆上午写作，下午逛街看书，晚上会客；海明威上午站着写作，下午和晚上就读书、做采访；村上春树从早晨一直写到下午，独自闷在屋里，有时状态连贯甚至不吃午饭，自称“罐头工作法”。
而像比尔盖茨、苹果ceo库克、Facebook创始人扎克伯格、娃哈哈董事长宗庆后等知名企业家，也都有早起的习惯。
如果说，这些人都离我们普通人太远了，那你观察身边的学霸，是否也都是早起读书的。“早起的鸟儿有虫吃”，这句谚语并非空谈。
相比我们普通人，很多时候早上的时间，大家要么在睡觉，要么在通勤的路上，要么到公司了就处理一些杂务，总之做的都是一些不太需要专注力的工作。就这样把最好的时间白白浪费了。
我们日常的工作可以分为两种：专注性工作和非专注性工作。
专注性的工作，比方说写作，制作策划书，阅读英文资料，写论文，写预算等。这样的工作适合在上午头脑清醒的时候做。
而非专注性的工作，比如查看邮件，打电话，复印文件，开会，接待客户等。这样的工作可以安排在下午和晚上做。
分清楚后，在适当的时间做适当的事，我们对时间的利用效率才会有大幅提高。
当然，在做专注性工作累了的时候，可以穿插做一些非专注性的工作，当做休息。
二、对事情的轻重缓急进行分类

上面我们讲到，要把工作分为专注性和非专注性两种，是基于精力管理来进行分类的，但这远远不够。我们还需要从事情的轻重缓急来进行分类排序。
在《高效能人士的七个习惯》一书中，作者史蒂芬•柯维提出，“重要事”和“紧急事”的差别是人们浪费时间的最大理由之一。因为人的惯性是先做最紧急的事，但这么做会导致一些重要的事被荒废掉。
我们每个人都有“重要的事”和“紧急的事”，但时间有限，要把每件事做到最好是不可能的。因此要在保证收益最大化的情况下，对事情进行分类。



时间管理四象限
如图所示，这里我们引入四象限分类管理法，把工作分为四类：
1、紧急重要的事；
2、紧急不重要的事；
3、重要不紧急的事；
4、不重要不紧急的事。
对于第一种，又紧急又重要，那么这时候就要第一时间立刻完成；
第二种，对于紧急不重要的事，我们可以委托他人去做；
第三种，重要不紧急的事，要有计划地做；
第四种，不紧急且不重要，最好别做。
这样分类处理，就不会手忙脚乱，再与上面所讲的两种分类（专注性和非专注性）结合在一起，就可以让你不浪费时间，并把精力发挥到点子上。
三、列出待办清单

好了，上面我们已经把事情进行了完整的分类，接着就要列待办清单了。
为什么要这么麻烦去列清单？
你想啊，一大堆事挤在你脑子里，压力有多大可想而知，这时候还能好好集中精力去做你要做的么？况且人都是有惰性的对不，把清单列出来，不仅可以有条理不忘记，而且可以鞭策你自己呀。
该如何列清单，也是有学问的。这里介绍一个大名鼎鼎的方法：GTD（Getting Things Done）时间管理法，可以分为五个步骤：

• 收集
  

顾名思义，就是把你脑海里要做的事，全都写出来，形成待办列表。

• 整理
  

整理上一步的待办列表，并进行分类。
分类的方法我们上面已经讲到：专注性和非专注性，轻重缓急四象限。可以把两个衡量标准融合在一起再进行分类。
对了，这里还要提一个小窍门，也就是两分钟原则：任何在两分钟内可以处理完的事，立刻去做，不需要列入待办清！记住哦，两分钟内能做完的事，直接干掉就好。

• 组织
  

组织的分为四个步骤，即“下一步行动、形成项目、等待处理、将来处理”。这个办法要用到比较复杂的事情当中，如果是很琐碎的事，就不需要了。
具体应该怎么操作？且听我说：
1、下一步行动：顾名思义，就是把你要完成的这件事的下一步写下来。
2、形成项目：对于步骤比较多，没法立刻完成的事，可以转变为一个项目来进行管理。大到公司项目，小到比方说我写这篇文章（这篇文章并不是一次性写完，而是分为好几个时间段进行），都可以用这个方法。
3、等待处理：如果你已经指派或委托别人去办，那就只需要追踪事情完成的情况就可以了，并且在适当的时候做出提醒。提醒一下，这里要设置一个ddl（deadline，即在这个时间之前必须完成任务）便于管理。没有一定的期限，你会一直拖延。适当的时间限制可以激发你的潜力。
4、将来处理：即你将来要做的事，比如说，你要学ps，要学英语，那现在没空去学，就先记录下来。

• 回顾
  

回顾也是一个很重要的步骤。需要按日回顾、周回顾、月回顾来总结你的GTD系统。
如果你不进行回顾，那么GTD系统的作用就会大幅度减小。回顾，可以检查你任务的完成情况，鞭策你对自己进行监督，可以为下一个决策作出判断，避免堆积事务，是治疗拖延症的一个很好的办法。

• 执行
  

最后一点，执行。这个没什么好讲的了，just do it！执行完一件事，就在这件事上打一个勾，多有成就感。
你看，坚持把待办清单列出来，是不是头脑已经清晰了，不会觉得一大堆事堆着等着你去做，变成了一个可控的过程，压力也减少很多。
到了这里，我们已经讲了两个事情分类法和GTD时间管理系统，市面上所有的时间管理方法，都由此衍生，只需要把上述的方法变成你的潜意识，对时间的利用效率就可以击败大多数人。
四、提升专注力

学会时间管理的一般方法之后，接着我们讲讲，如何将时间利用得更有效率。
我们一天的工作，本质上可以用一个等式来表示，即：
专注力（效率）* 时间=工作量。
工作量不变的情况下，要减少工作时间，就只有一个办法，也就是提升专注力。
要提高专注力，其实是一件很难的事，需要经过长期的专业训练，普通人是没办法做到的。
但是，如果把工作时已经下降的专注力提升到正常水平，那还是可以轻松办到的。
我们知道，很多人在工作中拼命努力，一整天埋头苦干，结果呢？
越是努力，效率越低，工作就做不完。接着便压缩睡眠时间，加班加到很晚，进入恶性循环，结果把自己累垮了。
晚上熬夜之后，对第二天的工作会产生极大的影响，我自身也深有体会。
以前带项目的时候，如果做不完我就会熬夜拼命硬干，年轻人熬个一两天没事，但再熬更长点的时间，是吃不消的。结果可想而知，工作做完之后我就发烧了，影响到了后续的工作。相信经常熬夜做项目的你也会有这个问题。
其实，提高专注力的最简单的办法，不过就是睡觉。



睡眠与专注力的关系
缩短睡眠时间来用于工作，是很不划算的。每天睡够7小时以上，才是保持一天的专注力的最佳方法。
到这里可能你会问，休息是休息够了，那前面我们说到在早上做专注性工作，如果早上的时间不够用怎么办？
别慌，我来给你现身说法。
打个例子，我写文章，一般都不是在早上完成，因为早上有更重要的事情要做。
那么这个时候就得让下午和晚上也能够完成一些高负荷的工作。
根据《为什么精英都是时间控》《高效能人士的七个习惯》的提议，再加上我自身的实践经验，
中午的时候睡个半小时，在睡前喝点茶，半小时后起来就会神清气爽。一是因为让大脑得到休息，二是因为茶多酚的提神作用一般在半小时后开始生效。
而下午累了的时候，出去运动一个小时，晚上就会恢复精力。运动的时候，头脑会分泌一种叫BDNF的物质，它对脑神经的发育和正常运转起着至关重要的作用。此外，头脑还会分泌一种叫多巴胺的神经递质，它可以使人兴奋。
这样，适当运动适当休息，就可以保持你在下午和晚上大块时间内的专注力。
而在工作时候的小块时间呢？
这里推荐使用相对于GTD更微观的时间管理方法。

番茄工作法：选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。

也就是说，每工作25分钟就休息5分钟，但在工作期间内，你一定要保持最高的专注度。做完四个周期之后，再休息个25分钟。
当然，也不必拘于形式，90分钟是一个成年人保持专注的极限。你也可以像在学校上课一样，每工作45分钟就休息10分钟。
总之就是不要吝于休息，适当的休息可以更高效，最后工作用时反而减少了。
最后

最后，总结一下。
要高效地进行时间管理，可以通过四个步骤完成。
第一，根据人体机能，在适当的时间做适当的事
第二，对事情的轻重缓急进行分类
第三，列出待办清单
第四，提升专注力
通过这四个步骤，你基本可以对自己的时间有个良好的把控，工作和学习可以有条不紊地进行，进而减少工作时间。
当然，还是要提一句，上面讲的方法不过是一种工具。时间管理的本质，其实是人对自我的管理。你的自控能力，决定这个工具有多大的效用。
而通过各种方法挤出来的时间，可以去学更多的知识，可以陪陪家人朋友，但不要再次用于工作上，人不是机器，需要诗和远方。
文章源自 孟晓俊，编辑冬至，尊重原创，版权归原作者，仅做传播分享，如涉及侵权请联系删除，谢谢！