怎样优雅地开一个高效、有成果的会议

塞翁364

职场中我们经常要开会，所谓“文山会海”，职场人应该深有同感。

我们大多数朋友都讨厌开会，因为每次开完会，领导就布置一大堆工作任务，忙得不可开交，但最令人反感的是，碰上一些拖沓、低效率的会议。

理想的会议，本来应该是这样：

大家围坐在会议室里，就着某个工作议题各抒己见，然后大家表决通过工作方案，散会；

或者是领导直接下命令，给大家分配任务，会后各自该干嘛就干嘛去，高效快捷。



可现实中的会议，却如此糟心：

领导发言，原来说好的“只谈三点”，可谈第一点就已经没完没了，拖沓沉闷；

还有，很想在这次会议中有个决定，好去干活，可讨论来讨论去，同事不断发牢骚、领导就是不拍板，最终还是没有一个结果，这次会议又白开了。



为什么简单一个会议，就总是开不好呢？

1.组织者想开就开，会议组织不严谨

在公司，可能是会议经常开，会议的组织者（一般是部门领导）习惯直接喊话大伙“某时某刻，在会议室开会”。然而，作为参会者的我们，并不清楚会议的主题是什么、内容是什么。

更要命的是，我们根本不知道将在会议中做些什么，需要发言吗？需要准备资料？还是，只听领导说说就可以了？

会议组织者可能会认为，最近我们都在忙这块工作，大家应该心知肚明开会要讨论些什么，会议中要如何表现。但其实，大家真的并不清楚。

在极其重要的会议前，比如年终总结大会，会议组织者反而会用心筹备。提前准备好会议的时间地点、议程，并且正式印发一份份会议通知，里面将时间、地点、内容都写得清清楚楚。可在内部会议上，组织者往往就容易忽略会议组织的细节，导致会议组织得不太理想。

2.参会者不明确会议的目的、自己的角色

由于组织者没有组织好会议，参会者就自然不了解组织者的初心是什么，来开会是干什么的。那会议只能是听天由命，随参会者临场表现，会议开不好也是大概率事件。

参会者在会议里，一开始只是在听，并没有真正参与其中，因为不清楚会议的目的所在。然后，随着领导的开讲，逐步知道本次会议的目的，比如“要征集一下大家的意见”、“要讨论出一个结论”。

可是，作为参会者的我，具体角色是什么呢？要发表意见吗？我没做任何准备，只听不说可以吗？各种疑问，还需要进一步了解。

这时，大部分参会者还是没能进入会议状态的，心里暗想“还是听听别人怎么说呗”。



3.主持人主持不力，控场能力在哪里？

要回答参会者上述可能出现的问题，使会议顺利运作起来，会议主持人的角色十分重要。如果主持人明确要求“每人都要轮流发表意见”，参会者就知道接下来要做些什么了。

然而，有时候主持人并没有注意把握会议的进程，任由大家发挥，有的参会者习惯少说多听，而有人发言则喜欢长篇大论，无意中占用了过多的时间，而且说着说着可能就偏离会议主题，结果这次会议就状态百出了。



所以，会议主持人的控场能力，也是影响会议效率的重要因素。主持人想让大家轮流发言，就让会议活跃者起个头；是时候推进会议的进程，就要及时打住大家的发言热情，进入下一个环节；该结束会议，就需要来一个总结性发言，收尾会议。

综上所述，一个会议要想开得好，达到预期效果，会议是需要精心设计的。我们不能开没有准备的会议。

如何设计会议？

明星需要“人设”来提高吸引力，会议当然也要一点“会设”，来增加参会者的投入度。人人都喜欢开高效率的会议，那要如何去设计一个高效、有结果的会议呢？

这里有两点建议值得大家参考，不仅适用于公司内部会议，对外的会议也十分合用。

第一，确定会议的“定位”。

要设计出一个好的会议，首先我们要找到会议的着陆点，也就是搞清会议的“定位”，这个会议都有谁参加？大家最关心的议题是什么呢？会议上优先要解决什么问题？会议定位的不同，对参会者的行为表现也会有不同的要求。

比方说，会议的定位是“就现有问题展开讨论”，那么这场会议就要求大家具体讲讲目前各自部门所面临的问题；如果会议的定位是“表决通过上一次会议讨论的事项”，那么这次的会议上，你就不要再纠结细节问题了；如果会议的定位是“请大家畅所欲言”，那可以让参会者想到什么，就说什么吧。

了解清楚会议的定位，我们就能明确会议前，应该把什么议题内容告知参会者，会后将要产出怎样的成果，用电脑术语来讲，就是“输入”议题与“输出”成果。



第二，管理好“输入”与“输出”。

举个例子，两家公司就未来的合作进行第一次会议，会议的定位是“双方初次见面，探讨未来合作的可能性”。

那么，我们需要“输入”的信息应该是公司的简介、参会者、产品介绍、合作方向等等，而会议“输出”的就是，双方互相了解各自的优势、能建立起信任关系、对未来的合作充满兴趣。

如果这时候，公司A想急着达成合作意向，希望会议“输出”的是双方签约合作，在会议上向对方公司详细介绍具体的合作事项，那么会议很可能难以进行下去。因为，在对方公司B看来，“我们还不太熟悉公司A，是否合作，还得进一步考察研究”。

因此，要想会议开得高效、有成果，那么会议的设计，就一定要想好“输入”、“输出”与本次会议定位的关系，不要错配信息了。

“输入”是为了让大家知道会议上将要讨论的事项，即议题；而“输出”是为了参会者清楚会议最终要得出怎样的结论，也就是会议的成果。

那么，我们具体要怎么做呢？才能更好地做好会议的“输入/输出管理”，开出一个完美高效的会议，这里有3个小技巧。

技巧1：输入“新鲜感”

在多数情况下，开会的目的，是为了我们提议的工作方案通过讨论、表决，最终能得到参会者的一致通过。可是一般来说，我们的方案并不能在一场会议里，就能定下来，往往需要召开两三次会议，逐步深入探讨。

如果我们每次会议，都在重复上一次的内容，没有适当加入新东西，不能给参会者带来新鲜感，参会者很快就会对会议感到厌烦，工作效率也会大为降低。所以，每场会议我们都应认真准备，用新内容吸引对方的视线，否则会议也就显得太沉闷了。

技巧2：输入“前进感”

除了“新鲜感”，成功的会议还得有“前进感”。同一个主题开了几次会议，却无法让对方感受到工作在推进，必然会让对方大失所望。

因此，我们应当采取简单易懂的形式，让对方了解到“上次会议结束后我们又做了哪些工作”，我们的工作是有很大进展的，方案最终得到通过的进程也就加快了。



技巧3：输出不要过于急躁

开会是为了尽快通过我们提交的方案，于是我们往往倾向于加快会议的进度，企图在一次会议里就完成介绍信息、讨论、制定决策等所有环节。

可是，好的方案是包含很多内容的，在两三个小时的会议里，不但要对方了解方案的全部信息，更要对方立马接受和通过方案，这显然是行不通的。因为参会者根本就没有时间作深入思考和讨论。

强行加快会议的进度，只会造成对方消化不良，即使勉强通过了方案，未来也很有可能被要求重做。因此，不要急躁，设计好每一个相关会议，按部就班地向对方提交方案，就已经很好了。
结语

组织会议看似很简单，但要想会议高效有质量，还得人人喜欢，那需要会议组织者多花点心思，用心设计一个会议。会议虽然重要，但我们绝不能为了开会而开会，例行公事的会议让人讨厌至极，没有成果的会议更让人深恶痛绝。

只有设计出有新鲜感、有前进感的会议，才是人人喜欢参与的会议，而这样的会议最容易高效产出。

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终于加V[玫瑰]

qt851120

哎，看着很无语

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许世繁华

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永明水产

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